Встречают по фуршету. Советы по организации публичных мероприятий
Стремительно приближается к своему финалу очередное лето. Впереди – высокий сезон деловой активности. А значит, в ближайшее время многим из вас предстоит организовывать семинары. Тренинги, конференции, круглые столы и массу других мероприятий, которые на ваш взгляд, должны плодотворно сказаться на развитии вашего бизнеса. Чтобы ваши желания не разошлись с действительностью, вам необходимо учитывать несколько простых правил. Каких? Об этом нам рассказали сотрудники бизнес-центра отеля «Евразия», за плечами которых более двух тысяч мероприятий разного уровня сложности.
Еженедельник «Футбол» всегда публиковал отчет о матчах: до игры, игра, после игры. Такой же стратегии советуем придерживаться при организации публичных мероприятий.
До
1. Разработайте концепцию мероприятия (тема, приглашенные спикеры, дата, время, список участников, бюджет).
2. Составьте программу подготовки и назначьте ответственных за каждый этап. Задания – в письменном виде и постоянный контроль.
3. Выбор места. Наиболее важные факторы – удобная транспортная развязка, легкий для объяснения адрес, возможность организации питания и размещения иногородних участников поближе к месту мероприятия.
4. Выбор зала. Размер должен соответствовать аудитории. Обязательны системы кондиционирования и мягкое, приятное освещение. Возможность сделать необходимую расстановку мебели, наличие кресел с выдвижными столиками, мультимедийного оборудования. Бронировать зал лучше за один-два месяца, так как в осенний сезон деловая активность чрезвычайно высока.
5. Дата и время. Наименее удачные дни для проведения деловых мероприятий по вполне понятным причинам – понедельник и пятница. Однако именно в эти дни у вас есть шанс получить дополнительную скидку. Проверьте, не запланированы ли на этот день, когда вы собираетесь проводить свое мероприятие, другие, рассчитанные на вашу целевую аудиторию.
6. Питание. Перед началом – желательно организовать приветственный кофе. Те, кто придут пораньше, найдут, чем себя занять, а те, кто опоздают, будут им слегка завидовать. Кофе-брейки – каждые полтора часа. Доказано, что продуктивность работы человека через это время падает в разы. Обед закажите заранее, чтобы за отведенный для него час все участники мероприятия успели восстановить силы и получили необходимый запас калорий.
7. Подготовка выступлений. Нет ничего более скучного и вгоняющего в сон, чем докладчик, читающий информацию со своих слайдов. Помните, слайды лишь дополнение к энергичному, образному, лаконичному выступлению, которое, как правило, должно продолжаться не более 15-20 минут.
8. Рассылка приглашений. Лучше всего вручать их лично и заранее. Если отправляете по факсу (электронной почте), то обязательно убедитесь, что на другом конце правильно поняли вашу информацию.
9. В зале должны быть вода и стаканчики.
10. Разместите в холле и зале свою корпоративную символику – баннеры, флаги, рекламную информацию.
11. Заранее позаботьтесь о фото- и видеосъемке.
В день мероприятия
1. Вы должны приехать к месту мероприятия за один час до начала. Чтобы проверить готовность всех служб и механизмов.
2. Считается плохим тоном задерживать начало мероприятия более, чем на 10 минут. Отнеситесь к тем, кто пришел вовремя, с уважением.
3. Заранее сообщите людям, когда предполагаются перерывы и где находятся санитарные комнаты.
После
1. Обязательно получите обратную связь от участников, чтобы в будущем проводить мероприятия еще лучше.
2. Разместите информацию о мероприятии на своем сайте и разошлите пресс-релизы в максимально возможное количество средств массовой информации.
3. Разошлите участникам мероприятия фотографии, видео, ссылку на новость на сайте и отсканированные публикации.
Надеемся, что данные советы окажутся для вас полезными. Проверено на собственном опыте – следование этим рекомендациям повысит уровень мероприятия, его качество и возможные позитивные последствия для вашего бизнеса.
Напоминаем, что забронировать конференц-зал в Тюмени и провести мероприятие качественно вы всегда сможете в Бизнес отеле «Евразия».
